Manual de uso — Centralize IA de CRM

Guia completo de todas as funções da plataforma, na ordem em que um time de vendas usa no dia a dia. Atualizado em 09/07/2026.

O que é: plataforma brasileira de prospecção B2B que une a busca de empresas na base pública do CNPJ (dezenas de milhões de estabelecimentos) a um CRM leve com inteligência artificial — funil, agenda, metas, automações e assistente que executa ações por você.

1. Primeiros passos

1. Criar conta em centralizeia.com.br → "Criar conta": nome, e-mail e senha.
2. Confirmar o e-mail — o link chega pelo e-mail e expira em 24 h (dá para reenviar).
3. Entrar — a sessão dura 30 dias deslizantes: usando o app, você não é deslogado.
4. Sua conta nasce com um workspace próprio (o espaço da sua empresa). Quem entra por convite cai no workspace de quem convidou.
5. Esqueci a senha — link "Redefinir senha" na tela de login (expira em 1 h).

2. Buscar empresas (prospecção)

Menu Buscar. A fonte é a base pública de CNPJ da Receita Federal, atualizada mensalmente.

• Filtros: CNAE (principal ou secundário), UF, cidade, situação cadastral (ativa, baixada, suspensa, inapta, nula), porte (micro, pequena, demais), data de abertura (de/até), matriz ou filial, Simples/MEI e busca por texto.
• A busca funciona com ou sem acento ("são paulo" acha "SAO PAULO").
• Salvar como lead: individual ou em lote (até 50 por vez). Duplicado no mesmo workspace é recusado automaticamente.
• Empresas na lista de bloqueio não aparecem nos resultados.
• Modo demonstração: sem a base carregada no servidor, o sistema mostra empresas fictícias rotuladas — útil para testar sem dados reais.

3. Funil de leads (kanban)

Menu Leads. Etapas fixas do funil: Novo → Em qualificação → Em contato → Reunião agendada → Oferta ou proposta, com desfechos Ganho / Perdido / Desqualificado.

• Arrastar e soltar entre colunas (ou mudar a etapa na ficha do lead).
• Multi-seleção: selecione vários (ou todos) para mudar etapa, atribuir responsável ou mesclar duplicados em lote.
• Atalhos de WhatsApp e e-mail direto no cartão.
• Filtros e visões salvas: combine etapa, responsável, etiqueta e texto e salve a combinação como uma visão com nome.
• Valor estimado por lead soma o valor do pipeline mostrado na Visão geral.
• Importar planilha (Excel/CSV): o sistema sugere o mapeamento de colunas; CNPJ é validado e deduplic ado. Exportar gera planilha com os filtros atuais.
• Lead manual: para empresas fora da base (CNPJ opcional).

4. Ficha do lead

Clique em qualquer lead. Tudo sobre a empresa em uma tela:

• Dados da empresa — cadastro completo (situação, CNAE, endereço, porte, capital, Simples/MEI, matriz/filial). Botão "Atualizar da Receita" consulta o cadastro atual na Receita Federal na hora (BrasilAPI, grátis) e atualiza a ficha sem apagar nada preenchido por você.
• Score de oportunidade (0–100) — sempre explicável: cada fator mostra peso, valor e motivo. Os pesos são configuráveis pelo administrador.
• Recomendações — próximas ações sugeridas com justificativa ("sem interação há X dias", "lembrete vencido"…).
• Contatos — pessoas da empresa (nome, cargo, e-mail, telefone).
• Atividades — registre ligação, e-mail, reunião, visita, WhatsApp ou tentativa sem resposta; alimentam a última interação e as metas.
• Lembretes (follow-ups) — com data/hora; aparecem na Agenda e no painel.
• Notas e Anexos (arquivos).
• Timeline — histórico unificado: etapas, notas, atividades, e-mails.
• E-mail — envie usando modelos com variáveis ({{lead_razao_social}}, {{contato_nome}}…), com pré-visualização editável. Com o rastreio ativo, a timeline mostra entregue → aberto → clicado (ou devolvido).
• WhatsApp — atalho wa.me com registro de conversa; com a integração Evolution configurada, envie a mensagem de dentro do CRM e ela vira atividade na timeline.
• Duplicados — aviso automático (mesmo telefone, e-mail ou razão social) com mesclagem em um clique: move tudo para o lead principal e exclui o duplicado.

5. Agenda

Menu Agenda: lembretes abertos em três grupos — Atrasados, Hoje, Próximos — com concluir e adiar 1 dia.

• Assinar no calendário: copia um link privado (.ics) para adicionar no Google Calendar/Outlook ("adicionar agenda por URL"). Os lembretes viram eventos e se atualizam sozinhos.

6. Visão geral (painel do dia)

Menu Visão geral: saudação com resumo do dia, lembretes de hoje/atrasados, recomendações, leads sem interação, funil por etapa, taxa de conversão e valor do pipeline.

7. Metas

Menu Metas: meta mensal por usuário (leads a contatar + área de venda), com progresso semanal que considera feriados nacionais automaticamente.

• O membro edita a própria meta; o gestor define metas de qualquer membro (tudo auditado, vale a última edição).

8. Plano de equipe

Menu Plano de equipe: o objetivo do mês do time + ações com responsável e status. O gestor cria e edita; cada responsável marca as próprias ações.

9. Estratégias (playbooks + IA)

Menu Estratégias:

• Playbooks — roteiros de abordagem por etapa/segmento: objetivo, abordagem, perguntas de qualificação e respostas a objeções. O assistente de IA os consulta.
• IA estratégica — análise diária gerada por IA com leitura do seu funil e sugestões priorizadas do que fazer.

10. Assistente de IA

Botão do assistente no menu (planos: 10 mensagens/dia no Gratuito, 100/dia nos pagos). Ele consulta e executa de verdade, sempre no seu workspace e com auditoria. Peça em linguagem natural:

Regras de segurança: enviar e-mail e mesclar duplicados sempre pedem sua confirmação; excluir lead é restrito a administradores.

11. Relatórios

Menu Relatórios (com período de/até):

• Funil — quantos leads entraram em cada etapa e conversão.
• Desempenho — por membro: atividades, leads trabalhados, ganhos.
• Ganho × Perdido — evolução mensal dos desfechos.

12. Automações

Configurações → Automações: regras "QUANDO … ENTÃO …" sem código.

Gatilhos: lead criado · etapa mudar para (qualquer/uma específica) · e-mail ao lead for aberto. Ações: criar lembrete (título + prazo em dias) · enviar modelo de e-mail · notificar no Telegram (bot grátis do @BotFather; configuração na própria aba).

Exemplos prontos: "QUANDO lead criado ENTÃO lembrete 'Primeiro contato' em 1 dia"; "QUANDO e-mail aberto ENTÃO lembrete 'Ligar: abriu o e-mail' em 0 dias"; "QUANDO etapa mudar para Ganho ENTÃO notificar no Telegram". Falha em automação nunca trava a operação — fica registrada na auditoria.

13. Configurações

• Conta — nome, avatar, senha.
• Equipe — convites por e-mail (expiram em 7 dias), papéis administrador e membro, desativação e reatribuição de leads de quem saiu.
• Identidade — sua logo e cor da marca dentro do app (white-label leve).
• Governança (LGPD) — finalidade e base legal do uso, retenção em meses com anonimização dos leads antigos, lista de bloqueio (CNPJ, telefone, e-mail — bloqueio suspende lembretes e some das recomendações na hora) e trilha de auditoria completa (quem fez o quê e quando).
• Modelos de e-mail — templates com variáveis para a equipe toda.
• Chaves de API — acesso programático (Bearer cia_...) para integrar sistemas.
• Webhooks — avisos HTTP para seus sistemas em lead criado / etapa mudada.
• Automações — regras + configuração do Telegram.
• Plano e cobrança — ver abaixo.

14. Planos

Assinatura por cartão via Mercado Pago; cancelamento a qualquer momento mantém o acesso até o fim do período pago. Empresarial: pedido pela página de planos.

15. Integrações (custo mensal R$ 0)

16. Segurança e LGPD

• Sessão de 30 dias com cookie httpOnly; senhas com hash forte; rate limit em login e envio de e-mails.
• Todas as mutações relevantes geram auditoria consultável.
• Bloqueio imediato de contatos que pediram para não ser contatados.
• Anonimização por retenção configurável apaga dados pessoais de leads antigos.
• O destinatário de e-mail/WhatsApp precisa ser do lead ou de um contato dele — o sistema não envia para endereços arbitrários.